Für
Verwaltungssoftware für ein Unternehmen mit 160 Mitarbeitern
Automatisierung und Ordnung für den Fahrdienst VK Sindelfingen
Die Herausforderung
Veraltete Software, Excel-Tabellen und fehlerhafte Abrechnung
VK Sindelfingen ist ein gemeinnütziges Unternehmen in Sindelfingen und bietet dort Fahrdienste für Menschen mit körperlichen Einschränkungen an – von Krankenfahrten und Einzelfahrten über Schul- und Arbeitsfahrten bis hin zu Freizeitfahrten. Zwar war bereits eine Software im Einsatz, diese war jedoch stark veraltet und konnte die Anforderungen des wachsenden Betriebs nicht mehr abdecken. Die Folge: Trotz Software wurden weiterhin unzählige Excel-Tabellen und handschriftliche Zettel genutzt, um Fahrten, Fahrgäste und Fahrzeuge zu koordinieren. Besonders die Abrechnung der Kranken- und Einzelfahrten war ein großes Problem – fehleranfällig, zeitintensiv und kaum nachvollziehbar. Mehrere tausend Fahrten pro Monat mussten manuell erfasst und abgerechnet werden, was zu Verzögerungen und finanziellen Einbußen führte.
VK Sindelfingen kam mit der Frage auf uns zu:
Wie können wir unsere veraltete Software ablösen, die Abrechnung automatisieren und endlich alle Daten sauber an einem Ort erfassen?
Unsere Lösung
Verwaltung aller Abteilungen durch maßgeschneiderte Software
Wir haben vor Ort im Rahmen der Unternehmensanalyse die einzelnen Schritte, Schnittstellen und Themengebiete genau analysiert. Schnell wurde klar, dass die veraltete Software abgelöst und eine maßgeschneiderte Lösung zur Abbildung aller Abläufe geschaffen werden muss. Nur so können die unterschiedlichen Krankenfahrten, Einzelfahrten, Fahrer, Mitarbeiter und Fahrzeuge exakt koordiniert und korrekt abgerechnet werden. VK Sindelfingen erhielt im nächsten Schritt ein Wireframe von uns, um die zukünftige Software genau kennenzulernen. Wir haben sie auf die Anforderungen der Mitarbeiter und Geschäftsführer angepasst und anschließend mit Angular und NodeJS programmiert.
Und das sind die Ergebnisse
Automatische Erfassung und Abrechnung aller Fahrten
Durch die Individualsoftware werden nun alle Krankenfahrten, Einzelfahrten und Fahrer automatisiert erfasst, koordiniert und abgerechnet. Auch Dokumente zum Fahrzeug und Führerscheine werden im Tool abgespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Reduzierung und Vereinfachung von Arbeitsschritten
Viele Abläufe wurden erheblich vereinfacht oder komplett automatisiert. Vieles passiert im Hintergrund ohne Zutun eines Mitarbeiters, sodass diese sich besser auf ihre Kerntätigkeit konzentrieren können. Insgesamt können so 110 Stunden pro Woche gespart werden.
Ordnung und Struktur für Mitarbeiter und Geschäftsführer
Excel-Tabellen und handschriftliche Zettel gehören bei VK Sindelfingen der Vergangenheit an. Die veraltete Software wurde vollständig abgelöst. Nun ist jeder Arbeitsschritt nachvollziehbar, die Abrechnung läuft fehlerfrei und es gibt keine vergessenen Fahrten mehr. Dadurch werden nun auch deutlich weniger Fehler gemacht.
Kundenstimme
Das sagt VK Sindelfingen über die Zusammenarbeit
Im folgenden Video berichtet VK Sindelfingen aus erster Hand, wie sich die Zusammenarbeit mit Pangea Consulting auf den Arbeitsalltag ausgewirkt hat und welchen Unterschied die neue Software macht.